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Was ist eine E-Mail Adresse?
Ein E-Mail Adresse (oder: Email, EMail, Mail, E Mail, Adresse etc.) ist eine Anschrift zum Empfangen von E-Mail Nachrichten. Gibt es zu der E-Mail Adresse ein Postfach können auch Nachrichten gesendet werden.
E-Mail Adressen bestehen aus einem frei wählbarem Prefix (nur Kleinschreibung, keine Sonderzeichen am Anfang oder Ende, in der Mitte sind einfache "-" und "." möglich, keine Leerzeichen oder Umlaute), dem "Ät"-Zeichen und einer Domain. z.B. info@frbit.de
E-Mail ist ein asynchrones Medium (zeit versetzt), man kann also nicht erwarten, dass Mails immer sofort ankommen, so werden zum Beispiel beim Greylisting (Spambekämpfung) absichtlich E-Mails verspätet zugestellt.
Einstellungen
Postfach
Ist diese Option aktiviert, bekommt die E-Mail Adresse ein Postfach in dem eingehende E-Mails gespeichert werden und über das E-Mails versandt werden können. Zum Abrufen und Versenden eignet sich jeder Mail-Client oder Webmail.
Um auf dieses Postfach zugreifen zu können, wird ein Passwort benötigt, welches hier im System frei gewählt und eingegeben werden kann. Ein Postfach kann über POP3 oder über IMAP abgerufen werden. Es ist möglich ein Postfach und eine Abwesenheitsnachricht und eine Weiterleitung gleichzeitig zu nutzen.
Der Versand von Mails geht nur mit Authentifizierung per SMTP-AUTH. Es ist möglich eine E-Mail Adresse so zu konfigurieren, dass über diese E-Mails von jeder anderen (existierenden) Adresse der gleichen Domain verschickt werden dürfen. Es wird empfohlen E-Mails per POP3 oder IMAP nur verschlüsselt (SSL, TLS) abzurufen oder zu versenden.
Postfachgröße limitieren
Um Speicherplatz zu sparen kann man hierüber einzelne E-Mail Adressen limitieren. Wird dies nicht genutzt, dann gelten die MISH Konto-Weiten Limitierungen für alle E-Mail Postfächer gemeinsam.
Der Server nimmt so lange E-Mails an, bis die maximale Postfachgröße erreicht ist. Abhängig davon, wie viele E-Mails große Anhänge haben, können das mal mehr oder weniger sein. Wenn das Postfach als IMAP Konto genutzt wird, kann es mit der Weile recht groß werden.
Die Limits der einzelnen E-Mailkonten zusammen können theoretisch den maximalen Mailspeicher des MISH Kontos überschreiten, es gilt dann aber das maximal Limit des MISH Kontos (nächster Absatz).
Maximaler Mailspeicher aller E-Mail Adressen zusammen
Wenn nicht anders vereinbart und bei einer E-Mail Adresse eingestellt wird als obere Limitierung für alle Postfächer eines MISH Kontos zusammen der maximale Tarif aus unserer Preisliste angewendet. Da bei mehreren E-Mail Adressen nur in Ausnahmefällen eine Gleichverteilung des genutzten Speichers verwendet werden soll, wird das Limit für jede E-Mail Adresse in regelmäßigen Zeitintervallen neu berechnet.
Limit = (bereits genutzter Platz der E-Mail Adresse) + (freier Speicherplatz für das gesamte MISH Konto)
Im Mailclient (zB Thunderbird oder Apple Mail) kann man sich den freien Speicherplatz anzeigen lassen (auch genannt: Quota). Aufgrund der regelmäßigen Neukalkulation schwankt dieser Wert. Außerdem wird bei jeder E-Mail Adresse der gesamte freie Speicher angezeigt, was so wirken kann, als ob der verfügbare Speicher für alle E-Mail Adressen größer als der des MISH Kontos ist.
SPAM E-Mails
Hier kann eingestellt werden, was mit vom MISH System als SPAM (unerwünschte Werbung) E-Mails erkannten E-Mails passieren soll. Dies betrifft nicht keine durch Blacklisting oder andere Policies abgelehnte E-Mails, sondern nur die, die auch angenommen und gefiltert wurden.
- Standard Übernimmt die globalen MISH Konto Einstellungen, die eine der nachfolgenden Optionen sein kann. Ändert man die globale Einstellung beim MISH Konto, ändert sich hiermit auch die Einstellung für diese E-Mail Adresse.
- löschen Als SPAM identifizierte E-Mails werden sofort gelöscht. Vorsicht, auch SPAM-Filter können Fehler machen. Sofort gelöschte E-Mails können nicht wieder hergestellt werden.
- in SPAM verschieben Als SPAM identifizierte E-Mails werden in den SPAM Ordner verschoben. Dieser kann via Webmail oder IMAP eingesehen werden. Nach 30 Tagen werden Mails aus diesem Ordner gelöscht.
- taggen Als SPAM identifizierte E-Mails werden normal zugestellt, erhalten aber einen 'X-DSPAM-Result' Tag im Header der E-Mail. Mail-Clients können damit lokale SPAM-Regeln anwenden.
Bitte weiter auf Spambekämpfung lesen.
Globales Ausgangskonto
Hier können E-Mails mit dem Absender von anderen (existierenden) E-Mail-Adresse dieser Domain verschickt werden. Wenn ein einzelner Login zum Beispiel in "Microsoft Exchange" eingetragen wird um darüber dann von allen E-Mail-Adressen (der Domain) zu verschicken. Quasi das Gegenstück zu einer Domain-Catch-All Adresse.
Weiterleitungen
Hier kann eine Weiterleitung an eine oder mehrere andere E-Mailadresse(n) eingerichtet werden. Es ist möglich eine Weiterleitung und ein Postfach gleichzeitig zu nutzen.
Wenn ein Postfach aktiviert ist kann neben der Eingangs-Weiterleitung auch eine Ausgangs-Weiterleitung eingerichtet werden, d.h. versandte Mails werden zusätzlich automatisch an weitere Empfänger (versteckt, BCC) versandt. Eine Ausgangsweiterleitung ist sinnvoll, wenn zum Beispiel Kollegen über bestimmte Kommunikation immer automatisch informiert werden sollen. Eine vielleicht bessere Alternative ist hier das gemeinsame Nutzen eines IMAP Kontos.
Wenn Start und/oder Enddatum genutzt wird ist die Weiterleitung in diesem Zeitraum aktiv. Beispiel:
- Start: 10.10.2010 -> aktiviert ab 10.10.2010 0:00:00h
- Ende: 20.10.2010 -> aktiv bis 20.10.2010 23:59:50h deaktiviert ab 21.10.2010 0:00h
Wir kein Start Datum, aber ein Enddatum gewählt, beginnt die Aktivierung sofort, bis zum Enddatum. Wird kein End aber ein Startdatum gewählt bleibt die Aktivierung nach dem Startdatum dauerhaft bestehen.
Abwesenheitsnotiz
Engl. Auto Reply; Temporäre Abwesenheitsbenachrichtung, z.b. während des Urlaubs. Wenn das Postfach aktiviert ist, kann (muss aber nicht) ein Zeitpunkt definiert werden ab dem die automatische Antwort aktiviert wird bzw. ab dem sie wieder ausgeschaltet wird. Empfänger einer Abwesenheitsnotiz bekommen diese nur einmal alle 24 Stunden. Wenn Start und/oder Enddatum genutzt wird ist die Abwesenheitsnotiz in diesem Zeitraum aktiv. Beispiel:
- Start: 10.10.2010 -> aktiviert ab 10.10.2010 0:00:00h
- Ende: 20.10.2010 -> aktiv bis 20.10.2010 23:59:50h deaktiviert ab 21.10.2010 0:00h
Wird kein Start-, aber ein Enddatum gewählt, beginnt die Aktivierung sofort, bis zum Enddatum. Wird kein End- aber ein Startdatum gewählt bleibt die Aktivierung nach dem Startdatum dauerhaft bestehen.
F.A.Q. und Hilfestellungen
Mail-Client konfigurieren
Ein Mail-Client (E-Mail-Programm, Mail User Agent) ist ein Programm zum empfangen, lesen und schreiben von E-Mails. Je nach Betriebssystem gibt es da eine ganze Liste von Programmen, wie: Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail, Novell Evolution. Mail-Clients bieten in der Regel mehr Umfang und Funktionen als Webmail.
Um E-Mails mit einem Mail-Client zu empfangen und zu senden muss serverseitig ein Postfach vorhanden sein, über eine reine Weiterleitungsadresse kann nichts empfangen oder versendet werden. Im Mail-Client müssen sogenannte Konten (IMAP oder POP3) eingerichtet werden. Die Einrichtung ist von Mail-Client zu Mail-Client etwas unterschiedlich, aber in der Sache ungefähr gleich. Folgende Daten werden benötigt:
- Server
- mail.service.frbit.de
- Benutzername
- E-Mailadresse
- Passwort
- individuelles Passwort
- Port zum Versenden
- 25 für unverschlüsselt oder TLS
465 / 587 für SSL (erkennt der Mail-Client meist selber) - Port zum Empfangen
- 110 für POP3 unverschlüsselt oder TLS
995 für POP3s (POP3 über SSL)
143 für IMAP unverschlüsselt oder TLS
993 für IMAPS (IMAP über SSL) - Verschlüsslung
- TLS/SSL (erkennt der Mail-Client meist selber; TLS über STARTTLS)
- Authentifizierung
- PLAIN und LOGIN (über TLS bzw SSL wird die gesamt Verbindung inklusive Authentifizierung verschlüsselt)
Outlook
- Kontoeinstellungen sind hier zu finden: Extras / Konten / E-Mail
- Die Einstellung für eine sichere Verbindung ist erst bei einem fertig eingerichtetem Konto unter "Erweitert" zu finden. Nicht im Assitenten.
Apple Mail
- Einstellungen / Accounts / Erweitert : SSL mit Kennwort aktivieren (Port ist automatisch richtig).
- Versandserver (SMTP) ebenfalls SSL verwenden und sich mit Kennwort/Passwort identifizieren (hier die gleichen Einstellungen, wie beim Eingang, also Benutzername=E-Mail Adresse Kennwort=Passwort).
- ACHTUNG, Apple Mail speichert manchmal eingegebene Daten nicht richtig, also immer überprüfen, ob die Daten tatsächlich übernommen wurden.
- Wenn man IMAP mit Apple Mail nutzt und dieses Konto mit Anderen teilt, die kein Apple Mail haben, ist darauf zu achten, dass Apple Mail gesendete Mails im Ordner "Sent Messages" lagert, der automatisch anlegt wird, beim ersten Versand von Apple Mail aus. Standard ist eigentlich ein Ordner "Sent". Wenn also das Mailkonto geteilt werden soll, muss dies berücksichtigt werden. Roundcube, unserer derzeitiges Webmail zum Beispiel muss extra umkonfiguriert werden, damit es ausgehende Mails im Ordner "Sent Messages" speichert.
Apple Iphone
Das Iphone kann einfach die Einstellungen von Apple Mail übernehmen und hat damit alle Mailkonten synchron. Dafür das Iphone am eigenen Rechner unter dem eigenen Benutzer, wo auch Apple Mail läuft anschließen und das Gerät in Itunes unter dem Reiter "Infos" entsprechend konfigurieren: Checkbox bei "Mail-Accounts synchronisieren" anklicken, fertig. Getestet mit Itunes 9.1 im April 2010.
Auserdem ist es möglich im Iphone ein Mailkonto direkt einzurichten. Dafür unter "Einstellungen" (vom Home Screen erreichbar), "Mail, Kontakte, Kalender", Benutzer, "Account Hinzufügen", "Andere", "Mail-Account hinzufügen" und alles gemäß den oben gemachten Angaben ausfüllen.
Um Smartphone und Rechner synchron zu halten, raten wir zu IMAP, dann natürlich in allen Mailclients und Geräten. Es macht wenig Sinn, die Mails per POP3 auf den Rechner zu holen und vom Mobiltelefon mit IMAP.
Thunderbird
Bei Thunderbird von Mozilla ist darauf zu achten, dass für jedes Mail Konto (zu finden unter: Extras/Konten) ein eigener SMTP-Server (Postausgang) gewählt wird. Dieser authentifiziert sich mit Benutzername (E-Mail Adresse) und Passwort via SSL oder TLS. "Sichere Authentifizierung verwenden" ist NICHT zu markieren.
Sylpheed Claws
- Darauf achten im Versende Tab ("Send") die Authentifizierung zu aktivieren
- Im SSL Tab können sowohl "SSL for IMAP4" oder "Use STARTTLS.." für Empfang und Versand gewählt werden.
- Non-Block SSL wird unterstützt
Fehlerquellen
- Wir unterstützen keine "sichere Authentifizierung", denn das ist bei einer vollverschlüsselten Verbindung über TLS/SSL nicht notwendig. Wir empfehlen dringend immer TLS oder SSL zu verwenden.
Webmail
Alternativ zum Desktop Mail-Client können E-Mails auch via Webmail empfangen und gesendet werden. Ähnlich wie bei web.de, gmail, gmx.de, yahoo.de oder hotmail.com können hier E-Mails im Browser verwaltet werden. Hier wird zur Zeit wird das frei verfügbare Programm Roundcube eingesetzt.
Nur E-Mail Adressen mit Postfach können Webmail nutzen. Zum Einloggen bei Webmail wird die E-Mail Adresse und das dazugehörige Passwort benötigt (nicht der MISH Konto Name). Die Verbindung zum Webmail ist hochgradig SSL verschlüsselt.
Webmail Login Adresse
POP3 vs IMAP
POP3 und IMAP sind beides Protokolle zum abrufen von Mails vom Mailserver. Bei der Einrichtung eines Kontos in einem Mail-Client muss man sich für das Eine oder Andere entscheiden. Hier eine kleine Orientierungshilfe:
Bei POP3 werden eingetroffene E-Mails vom Server in den Mail-Client des Benutzers geholt (runter geladen) und in der Regel auch gleich vom Server gelöscht. Einmal herunter geladenen E-sind Mails nur auf diesem einen Rechner vorhanden. POP3 ist die bekanntere Methode des Mail-Abrufs.
IMAP ist die modernere Art und Weise, E-Mails zu verwalten. Die E-Mails verbleiben auf dem Mail-Server und können dort gelesen, verschoben oder auch gelöscht werden. Der Mail-Client synchronisiert sich mit den Daten auf dem Server.
IMAP bietet gegenüber POP3 einige Vorteile. Der Hauptvorteil liegt darin, dass man sein Postfach stets synchron hat. Das heißt, dass man auch diejenigen Mails, die man Urlaub über Webmail geschrieben hat nachher zu Hause im Postausgangsordner des Mail-Clients wieder finden kann. Oder die Mails, die man auf seinem Smartphone gelesen hat, nachher auf dem Rechner schon als gelesen markiert sind. Apropos Smartphone: für den Fernzugriff (z.b. vom Handy), ist es möglich über IMAP nur Teile der Mail herunter zu laden, wie nur den Betreff.
Obwohl das natürlich Speicherplatz und damit irgendwann auch Geld kostet, ist es also keine schlechte Idee Mails auf dem Server als Backup gespeichert zu haben. IMAP eignet sich hierfür besser, weil nicht nur der Posteingang, sondern auch der Ausgang und sogar die Entwürfe auf dem Server gespeichert werden.
Ein anderes IMAP Szenario ist, dass mehrere Personen eine E-Mail Adresse via IMAP geteilt abrufen. Alle haben immer den aktuellen Eingang und Ausgang.
IMAP ist mächtiger aber auch komplizierter und langfristig teurer als POP3.
Versandrestriktionen
Der reguläre E-Mailserver (mail.service.frbit.de) ist für den normalen täglichen privaten und geschäftlichen Mailverkehr ausgelegt, nicht für den Versand von Massenmailings!
Wir haben eine extra Lösung, zum Newsletter verschicken.
Einschränkungen und Limits des regulären E-Mailservers beim Versand
(Stand: Januar 2009)
- Es ist nicht möglich an mehr als 100 Empfänger gleichzeitig, mehr als 200 Mails in 10 Minuten und mehr als 500 Mails in 24 Stunden zu verschicken.
- Eine einzelne Mail darf mit Anhängen höchstens 30 MB groß sein. Das gilt für Ein- und Ausgang. Es ist ratsam generell keine Mails über 5 MB zu verschicken; zwar sind die Beschränkungen dieses Systems relativ hoch - aber nicht unbedingt die des Empfängers.
Sieve
Es ist derzeit nicht Möglich serverseitige Regeln via Sieve einzustellen.
Newsletter
Kleinere Rundmails sind im Rahmen der o.g. Einschränkungen möglich, für größere Aussendungen gibt es ein Newsletter Produkt.
Umzug von E-Mail Adressen beim Providerwechsel
Bei einem Wechsel von einem anderen Anbieter in diese System ist das Ziel stets eine möglichst unterbrechungsfreie und reibungslose Abwicklung.
Dafür sollten alle im alten System angelegten E-Mail Adressen mit den entsprechenden Konfigurationen (ob Postfach und / oder Weiterleitung) hier im System vorab neu angelegt werden.
Für Domains, die sich im Umzug befinden können schon E-Mail Adressen eingerichtet werden, damit nach der Umstellung eingehende E-Mails nicht abgelehnt werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit E-Mail Adressen, von noch im Umzug befindlichen Domains zu aktivieren und abzufragen. So können vorab E-Mails in ein IMAP Postfach kopiert werden.
Umzug zu IMAP mit Mail-Client
- Nach Möglichkeit das alte Konto vorerst mit vollem Zugriff belassen.
- Das neue IMAP Konto im Mail-Client mit vollem Zugriff einrichten.
- E-Mails (Eingang und Ausgang) im Mail-Client vom alten Konto ins neue IMAP Konto kopieren. Dabei werden die E-Mails auf den Server geladen, dieser Vorang kann abhängig von der Menge und Größe der E-Mails lange dauern.
- Wenn die Domain Umgezogen ist - und der Mailserver damit wechselt - kommen neue E-Mails im neuen Konto an. Ab diesem Zeitpunkt nur noch das neue Konto zum Versand nutzen (evtl. funktioniert der Zugang zum alten nicht mehr). Das alte Konto kann dann irgendwann gelöscht oder deaktiviert werden.
Umzug zu POP mit Mail-Client
- Einfach kurz nach der Umstellung der Domain die Kontozugangsdaten des alten Kontos auf die neuen aktualisieren. Ab diesem Zeitpunkt nur noch das neue Konto zum Versand nutzen (evtl. funktioniert der Zugang zum alten nicht mehr).
IMAP Papierkorb
E-Mails im Papierkorb-Ordner ("Trash" oder "Deleted Messages") werden nach 30 Tagen gelöscht. Da es sich bei diesem Ordner um ein servseitiges Verzeichnis handelt, kann dieser Ordner via IMAP oder über Webmail eingesehen werden, nicht über POP3.
FAQ
Ich bekomme immer diese Fehlermeldungen
Ohne genaue Fehlermeldung können wir leider nicht viel machen.
Wenn zum Beispiel Mails nicht zugestellt werden können, brauchen wir eine "Bounce-Mail", also die Mail, die zurückgekommen ist und über den fehlgeschlagenen Zustellungsversuch unterrichtet, mit vollständigen Header-Informationen um eine Auswertung vornehmen zu können. Um sicher zu sein, die Headerinformationen auch wirklich mitzusenden kann man entweder die Mail als .eml-Datei (z.b. via drag and drop auf den Schreibtisch unter Mac OS X) speichern, diese dann als Anhang an uns schicken. Abhängig von Betriebssystem und Mailclient ist evtl. eine "Weiterleitung als Anhang" möglich. Ausserdem kann man evtl. den Quelltext einer E-Mail anzeigen lassen. In Apple Mail z.b. über "Darstellung" > "Originaltext", in Mozilla Thunderbird über die Tastenkombination Strg+u.
Die Headerinformationen einer E-Mail enthalten Informationen, woher die E-Mail kommt, an wen sie ging und was evtl. passiert ist, so sieht ein Mail-Header beispielsweise aus:
Return-Path: <hallo@fortrabbit.de> Delivered-To: info@fortrabbit.de Received: from [192.168.2.72] (a6bfe63727.dip.t-dialin.net [12.13.123.123]) (using TLSv1 with cipher AES128-SHA (128/128 bits)) (Client did not present a certificate) by mail.service.frbit.de (Postfix) with ESMTPSA id 91F651A24D for <info@fortrabbit.de>; Tue, 13 Apr 2010 15:37:13 +0200 (CEST) From: Fortrabbit Testdevision <testing@fortrabbit.de> Mime-Version: 1.0 (Apple Message framework v1077) Content-Type: multipart/alternative; boundary=Apple-Mail-90-800857125 Subject: TEST Date: Tue, 13 Apr 2010 15:30:10 +0200 X-Priority: Normal To: info@fortrabbit.de Message-Id: <4FBG33222-147F-4883-B566-GED67D6D78@fortrabbit.de> X-Mailer: Apple Mail (2.0)
Wenn Fehler beim Versenden auftreten kann ein Screenshot der Fehlernachricht helfen.
Übrigens: Die allermeisten Fehler im Zusammenhang mit Maileinstellungen haben mit falsch eingegebenen E-Mailadressen, Passwörtern und Servern zu tun. Es lohnt sich immer mal die Fehlernachricht zu lesen und alles nochmal zu prüfen. Wir helfen gerne technische Probleme zu meistern, nicht so gerne beim richtigen Eingeben von Passwörtern.
Kann man Webmail auch auf Englisch umschalten?
Ja, unser derzeitiges Webmail Squirrelmail lässt sich auf ein englisches Interface schalten: "Optionen" > "Voreinstellungen für Anzeige" > "Sprache". Es hat uns einige Arbeit gemacht, überhaupt deutsch zur Verfügung zu stellen.