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Die Firma ist der Rechnungsabsender einer Rechnung. Beim Erstellen eines Kontos werden die Daten aus diesem in eine erste Firma kopiert, damit es losgehen kann. Das Konto IST der Vertragspartner mit Fortrabbit. Da das nicht unbedingt gleich dem Rechnungsabsender sein muss, kann man bei der Firma andere Daten als beim Konto eingeben.
Um Rechnungen und Angebote zu schreiben, die steuerrechtlich in Ordnung sind, braucht es einige Pflichtangaben.
Wenn man ein neues Dokument (Rechnung oder Angebot) beginnt, hat an man zwei Optionen:
Beim Erstellen eines Dokuments wird eine Angebots- oder Rechnungsnummer vergeben. Die Inhalte des Dokuments (Positionen und Texte) können nicht mehr bearbeitet werden. Dafür kann es jetzt als fertiges Dokument verschickt werden. Bei Rechnungen können Zahlungen eingeben werden, oder Mahnstati gesetzt werden. Angebote können als angenommen makiert werden.
Möchte man ein Dokument noch nicht vollständig erstellen, z.B., weil man es dem Kunden vorab als Entwurf zukommen lassen will, oder weil noch Informationen fehlen, kann man es als Entwurf speichern. Entwürfe haben einen eignen Nummernraum und enthalten noch nicht die fertige Dokumentnummer. Sie sind als Entwürfe markiert. Bei Rechnungsentwürfen kann man noch keine Zahlung eingeben.
Bei der Eingabe des ersten Rechnungsempfängers wird der erste Kunde erstellt. Später kann man die Kundendaten über ein Auto-Complete, wie beim E-Mail Programm schnell wieder finden. Aber man kann auch seine Kundenbeziehung ergründen, beim Kunden sind dessen Gesamtumsätze und rvtl. noch offene Rechnungen gespeichert.
Das Verschicken von Dokumenten passiert NICHT automatisch bei der Erstellung. Das hat folgende Gründe:
Nach der Erstellung eines Dokuments, muss ein Dokument also nochmal extra verschickt werden. In Dokument-Listen und in der Einzeldarstellung wird explizit darauf hingewiesen, wenn ein Dokument noch nicht verschickt wurde. Dieser Workflow mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen, ist aber sicherer und wird den komplexen Anforderungen rund um den Dokumentversand gerecht.
Wenn ein Dokument das erste mal verschickt wird, egal ob per E-Mail, Post oder Fax, wird der Versandstatus mit Versanddatum gesetzt (natürlich vorausgesetzt man wählt diese Option nicht ab). Wird ein Dokument nochmal verschickt, bleibt der Versandstatus gleich, es zählt hier also der Erstversand. ACHTUNG: Das Versanddatum (streng genommen sogar das Empfangsdatum), nicht das Rechnungsdatum, ist ausschlaggebend für die Zahlungsfrist.
Wer seine Dokumente nicht über WebRechnung verschicken will, sondern lieber über seinen Mailclient, der kann Dokumente auch einfach nur runterladen, im Anschluss gibt es die Option auch einfach nur den Versandstatus zu setzten.
Ist ein Dokument erstmal verschickt, kann es verschiedene Zustände annehmen:
Angebote können als angenommen ober abgelehnt markiert werden, solche, die weder angenommen, noch abgelehnt wurden, werden als mit ausstehender Antwort geführt.
Rechnungen sind nach Versand "offen". Das heisst es wird erwartet, dass eine Zahlung für diese Rechnung eingeht. Bei erstellten Rechnungen kann man Zahlungen (oder Teilzahlungen) eingeben. Ferner ist es möglich beim Kunden eine Zahlung einzugeben, die dann wiederum offene Rechnungen begleicht. Wird bis zum Ablauf der Zahlungsfrist (nicht vergessen: Versanddatum zählt) keine Zahlung eingegeben, kommt sie in den Status "überfällig".
Jetzt kann eine Rechnung gemahnt werden. So leid es uns tut, eine Mahnung in WebRechnung ist leider nicht mehr als eine Markierung, die intern die Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung beschreibt. Es gibt zwei Mahnstati, einmal gemahnt und zweimal gemahnt. Der Mahnstatus einer Rechnung wird beim Versand gesetzt. Es gibt Textbausteine, die beim Formulieren des Mahn-Textes helfen.
Wenn ein Kunde trotz allem nicht zahlt, sollte man sich überlegen ein Mahnverfahren einzuleiten. Hier kann WebRechnung leider nicht helfen. Vorsicht, wer ein Mahnverfahren einleitet sollte sich sein, dass der säumige Kunde wirklich keinen Grund finden kann, die erbrachte Leistung oder die Rechnung zu beanstanden.
Wenn man nun zu dem Schluss kommt, dass es sich nicht lohnt ein gerichtliches Verfahren zu eröffnen und somit in Kauf nimmt, dass für diese Rechnung keine Zahlung mehr kommen wird, kann man eine Rechnung auch ohne Zahlung abschließen. Dann stört die Rechnung nicht mehr in der Liste und wird nicht mehr bei den zu erwartenden Gewinnen berücksichtigt.