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Eine Rechnung (oder auch Faktura) ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. In MISH Rechnung ist eine Rechnung ist ein geschlossenes Dokument und kann nicht mehr bearbeitet werden, sie kann allerdings bei der Erstellung auch als Entwurf gespeichert werden. Eine Rechnung sollte nach der Erstellung alsbald versendet werden.
Mehr Informationen: http://de.wikipedia.org/wiki/Rechnung
Alle folgenden Informationen zu Vorschriften und Pflichtangaben sind ohne Gewähr! Bitte beim eigenen Steuerberater bzw. Steuerrechtsberater für 100 prozentige Sicherheit anfragen.
Laut dem Gesetzgeber (in Deutschland) müssen folgende Angeben auf jeder Rechnung enthalten sein, damit der Empfänger zum Abzug der Vorsteuer berechtigt ist (Stand: August 2009):
Neben den Pflichtangaben bei Rechnungen gelten die allgemeinen Pflichtangaben bei Geschäftsbriefen, die je nach Art der Firmierung des Absenders differieren. Hier müssen nicht nur auf dem Dokument selber, sondern auch in allen E-Mails folgende Angaben enthalten sein:
Einzelunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, haben keine Pflichtangaben zu machen. Folgende Angaben dürfen dennoch nicht fehlen:
Bei der Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist etwas unklar was die Pflichtangaben sind, besser man gibt etwas zu viel an, als man vergisst was. Deshalb unser Vorschlag:
Bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung gelten folgende Pflichtangaben:
Gleiches gilt für die Gesellschaftsformen: UG (Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt)) und die GmbHG. Für Genossenschaften gelten die für die AG und die GmbH dargestellten Regeln entsprechend. An die Stelle des Handelsregisters tritt das Genossenschaftsregister. Sofern der Aufsichtsrat der Genossenschaft einen Vorsitzenden hat, muss dieser mit dem Familiennamen und mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.
Neben den Pflichtangaben für Geschäftsbriefe und Rechnungen gibt es noch ein paar Angaben, die zum besseren Verständnis beitragen können:
Wir können nicht für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der o.g. Pflichtangaben haften. Unsere Quelle mit weiteren Informationen: http://www.dortmund.ihk24.de/produktmarken/recht/rechtsauskuenfte/Pflichtangaben_auf_Geschaeftsbriefen_11_06.pdf
Außerdem kann eine Rechnung noch ein paar optionale Angaben enthalten:
Um ein Dokument einem Kunden zukommen zu lassen, gibt es bei MISH Rechnung mehrere Möglichkeiten:
Es ist Möglich eine Rechnung mehrfach zu versenden. Wenn der Status auf "versendet" gesetzt wird, läuft die Zeit für den Skontozeitraum und das Zahlungsziel ab.
Laut Gesetzgeber gibt es leider eine Menge fast unerfüllbarer Anforderungen beim Empfänger und beim Aussteller für per E-Mail versandte Rechnungen. Auf unserer Seite bieten wir optional die Erstellung von PDF Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur an. Diese wird von unserem Partner für Versandsachen Pixelletter erstellt und kostet eine Kleinigkeit (Preise siehe Preistabelle: http://fortrabbit.de/preise).
Eine Gutschrift ist eine Rechnung mit Rechnungspositionen, die negativen Werte haben. Wenn zum Beispiel eine Rechnung falsch gestellt wurde, sollte dem Empfänger eine entsprechende Gutschrift übermittelt werden.
Positionen (oder Posten) sind Waren, aber auch Dienstleistungen oder sonstige Pauschalen. Mengenangaben und Beschreibungen sind optional. Die Mehrwertsteuer kann je Position unterschiedlich gesetzt werden. So kann man z.b. Versandkosten auf der Rechnung aufführen. Eine Rechnung kann beliebig viele Rechnungspositionen enthalten. Eine Rechnungsposition kann auch einen negativen Wert haben. So ist es möglich eine Gutschrift zu erstellen.
Positionen sind nur beim Neuanlegen von Rechnungen oder in Entwürfen bearbeitbar.
Die Einheiten bei der Menge sind in der Firma einstellbar.
Es ist Möglich zu bestimmen welche Eigenschaften der Positionen auf das Dokument mit ausgegeben werden sollen. Pflicht ist hier nur die Beschreibung.
Menge, USt., Einzelpreis Netto & Brutto, Gesamtpreis Netto & Brutto sind von einander abhängig und werden automatisch berechnet, wenn entweder der Einzelpreis Brutto oder Netto eingeben wird.
Mit einer Umsatzsteuer von 19% kann es zu krummen Werten mit vier Nachkommastellen bei der Brutto-Netto-Umrechnung kommen. Im Regelfall fällt das nicht auf und wird durch kaufmännische Rundung abgedeckt. In einigen Fällen, z.B. bei hohen Stückzahlen, stimmen Gesamtbetrag und Einzelbetrag nicht mehr überein. Aus diesem Grund speichern wir Rechnungspositionen mit vier Nachkommastellen, welche auch direkt editiert werden können.
Gespeichert wird der Nettobetrag mit vier Nachkommstellen.
Ein paar begleitende Worte unter der Rechnung können helfen. Klickt man auf die Stichwörter unter der Textbox werden entsprechende Textblöcke in das Eingabefeld kopiert. Die Inhalte der vordefinierten Textblöcke können in der Firma bearbeitet werden. Ferner ist es möglich mit Rechnungsvariablen zu arbeiten.
Wenn Rechnungen erstellt werden, wird ein .PDF erzeugt. Dieses geschlossene Dokument ist in der Größe (DIN A4) nach DIN Norm 676b für Geschäftsbriefe angelegt. In den Einstellungen der Firma kann man das Layout von Rechnungen und Angeboten ändern.
Akonto ist eine Zahlung im Voraus für den gesamten oder einen Teil des Betrages, der in Zukunft fällig wird. Hierfür ist keine spezielle Programmfunktion notwendig. Eine Akonto-Rechnung kann wie eine ganz normale Rechnung gestellt werden. Bei der Schlussrechnung kann die Akonto Rechnung als negativer Posten aufgeführt werden. Wichtig ist, dass das "Konto" des Rechnungsempfängers immer ausgeglichen ist, der Summe dessen, was auf den Rechnungen steht muss genau dass sein, was auch gezahlt wurde.
Das liegt an der kaufmännischen Rundung und ist kein Fehler sondern liegt in der Natur der Sache. MISH speichert nur den Nettowert fest. Der Bruttowert wird immer kalkuliert. So kann es sein, dass man als Bruttowert 2,60 eingibt und dann da Netto 2,18 steht, eigentlich sind es: 2,184873949579832... MISH rundet den krummen Wert auf vier Nachkommastellen ab, um den richtigen Bruttowert zu bilden, welcher dann wieder als 2,60 ausgegeben wird. Buchhalterisch ist der Nettowert interessant, der ist in diesem Fall 2,1849.
Auf Dokumenten werden nur zwei Nachkommastellen dargestellt. Zum richtigen Rechnen werden manchmal 4 Nachkommastellen benötigt.
Die Dokumenterstellung wird als eine Berechnungsgrundlage (neben der Anzahl der Buchhaltungskosten) für die monatlichen Kosten von MISH Rechnung genutzt.
Eine Dokumenterstellung ist die erstmalige Erstellung eines Entwurfs oder einer neu erzeugten Rechnung (oder eines Angebotes) als eine geschlossene Rechnung. Dies wird durch einen klick auf "Rechnung erstellen" bzw. "Angebot erstellen" ausgeführt.
Eine geschlossene oder abgeschlossene Rechnung kann danach wieder als Entwurf zum bearbeiten geöffnet werden. Wir dieses Dokument dann zum zweiten Mal geschlossen (erstellt) zählt dies nicht als weitere Dokumenterstellung für die Abrechnung. Das Löschen einer erstellten Rechnung reduziert nicht die Anzahl der Dokumenterstellungen.
Das ist leider eher ein Feature, als ein Bug! Durch unseren vier Nachkommastellen Rechner kann man eigentlich Rundungsfehler, die wegen der krummen Umsatzsteuer von 19% unausweichlich sind ausbügeln. D.h. ein Nettobetrag kann z.b. so eingegeben werden: 1,1999 €. Die Rundungsfehler durch kaufmännische Rundung bemerkt man besonders, wenn man mal mit großen Stückzahlen zu tun hat. Wenn man einen runden Bruttobetrag eingibt kann es zu einem vierstelligen Nettobetrag kommen, der auch so gespeichert wird und für die restliche Berechnung der Rechnung genutzt wird. So kann es sein, dass z.b. die Bruttogesamtsumme einer Rechnung nicht die gleiche Summe ergibt, wie als wenn man alle Brutto-Positionen zusammenrechnet. Laut unserem Steuerbüro sind solche Rundungsfehler, die durch kaufmännische Rundung in die eine oder andere Richtung unausweichlich sind zu vernachlässigen. Wir haben solche Effekte durchaus auch schon auf anderen Rechnungen entdeckt. Es sei hier aber nochmal darauf hingewiesen, dass wir keine Haftung für die steuerrechtliche Richtigkeit der Rechnung übernehmen können.
Um eine optisch perfekte Rechnung, die keine Fragen dieser Art aufkommen lässt zu erstellen kann man die 3. und 4. Nachkommastelle des Nettobetrags modifizieren.